A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD realizou, no dia 26 de fevereiro, a primeira Reunião Ordinária, desde a criação em 06 de dezembro de 2019. Instituída, no âmbito do Ministério Público do Estado de Sergipe, por meio da Portaria nº 3.141/2019, a CPAD tem a finalidade de orientar e deliberar sobre o processo de avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada, em conformidade com os instrumentos arquivísticos de gestão documental do MP.
Os trabalhos foram presididos pelo Subprocurador-Geral de Justiça, Ernesto Anísio Azevedo Melo, que ressaltou a importância do primeiro encontro da Comissão. “Esta reunião tem um caráter histórico, não somente pelo fato de ter sido a primeira reunião, mas por termos convalidados, por unanimidade, o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade da atividade-meio do Ministério Público do Estado de Sergipe. Por meio deles conseguiremos eliminar uma enorme quantidade de documentos e esvaziar o arquivo central e, por consequência, aumentar a nossa capacidade de recebimento de documentos represados nas Promotorias de Justiça do interior”, explicou.
O Diretor da Coordenadoria de Documentação e Memória do Ministério Público, Augusto César Leite de Resende, ressaltou a importância da aprovação do Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade. “São instrumentos arquivísticos imprescindíveis para a adequada gestão documental da Instituição, na medida em que é por meio deles que os documentos produzidos e recebidos pelo Ministério Público, no exercício de suas funções e atividades constitucionais e legais, são classificados e estabelecidos os seus prazos de guarda e destinação final”.
Ainda de acordo com o Diretor, “com a Tabela de Temporalidade de Documentos, os membros, os servidores, os colaboradores e os cidadãos passam a ter conhecimento de quanto tempo os documentos devem permanecer nas unidades de execução e administrativas do Ministério Público sergipano, ao final de sua tramitação, quanto tempo estes ficarão no arquivo intermediário e se eles serão eliminados ou guardados permanentemente, quando houver, neste caso, interesse para a preservação da memória institucional ou do patrimônio público cultural”, completou Augusto César.
O Secretário-Geral do MPSE, Etélio de Carvalho Prado Júnior, reafirmou o total apoio da Procuradoria-Geral de Justiça para a implementação correta da gestão documental do Ministério Público, que envolve um conjunto de procedimentos e operações técnicas no que toca à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, com a finalidade de promover a eliminação ou o recolhimento em arquivo permanente.
O representante do Centro de Memória do MPSE, que também integra a CPAD, o servidor Lemuel Santos Bomfim, explicou aos membros e Diretores presentes na reunião sobre o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade. A ata da Reunião Ordinária, com o Plano e a Tabela, será encaminhada ao Procurador-Geral de Justiça para análise e instituição por ato normativo.
Com informações da CPAD
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